会議を録画したファイルや共有したファイルを公開したり、開催された会議の履歴や詳細情報をレポートとして確認できます。

概要

会議の録画ファイルや会議中に共有したファイルを再生・削除したり、ローカルコンピューターに保存することができます。また、個別にパスワードを設定して、ファイルを公開することもできます。使用中のストレージ容量を確認することも可能です。

メモ：会議ファイルの中には以下の２つのフォルダーが含まれています。 会議と関係するファイル： 「会議録画」の保存先を「OmniJoinストレージ」としたもの及び、「ファイル転送」、「ドキュメント共有」または「PowerPoint共有」で共有したファイル（他の出席者のものも含む） ストレージに保存したファイル：

注意：「ドキュメント共有」または「PowerPoint共有」で共有したファイルは、pdf形式で保存されます。

概要

会議ファイルに保存したファイルは、下記の手順で確認することができます。

手順

概要

「自分のファイル」フォルダーの中にある任意のフォルダーに、ファイルをアップロードすることができます。

注意：「会議」フォルダーの中には、ファイルのアップロードはできません。

手順

概要

「会議」または「自分のファイル」フォルダー内にあるファイル名をクリックして、ファイルをダウンロードすることができます。

手順

概要

この機能を使用することで、会議ファイルの中に保存しているすべてのビデオメディアファイルを、ブラウザー上で再生することができます。

手順

注意：ブラウザーによっては、再生できない場合があります。

概要

会議ファイルの中に保存しているすべてのフォルダー/ファイルを管理することができます。

手順

注意：会議フォルダーの中では、ファイルの削除機能のみ使用可能です。 フォルダーの削除は、フォルダーの中身を空にしてから行ってください。

概要

保存したファイルを、公開URLを通じて共有することができます。

手順

概要

マイ アカウント ページでは、レポートを実行してアカウントの使用状況の統計を表示することができます。このレポートには、各会議の開始日時、所要時間、出席者数が表示されます。また、レポートをCSVファイルにエクスポートすることも可能で、目的に応じて使用できます。
管理者は、作成したアカウント毎にレポートを実行することもできます。

手順

会議の履歴リストでは、以下の会議情報を表形式で表示することができます。

他の方法： レポートは、次の手順で表示することもできます。

関連トピック

会議の予約、会議内容の編集、会議への参加など様々な操作ができます。ここでは、会議の作成と管理、および会議への参加に関する方法を説明します。

概要

会議予定表の確認では、会議の作成、削除、会議への参加など、さまざまな操作を行うことができます。

注意：太字の会議室は、デフォルトの自分の会議室です。

手順

関連トピック

概要

事前に会議を予約し、出席者に会議の招待メールを送信することができます。

注意：会議名は、必ず入力してください。会議名を入力しないと、会議名の入力を要求するメッセージが、画面の右上に表示されます。

会議の詳細な情報を設定しない場合は、手順 6を実行する必要はありません。手順7に進みます。

前の画面に戻るには、シンプルをクリックします。

テンプレートを保存するには、画面の左下にあるテンプレートの読み込みをクリックします。テンプレートを選択した後OK をクリックすると、テンプレートが読み込まれます。

別の方法: 会議の予約画面は、次の手順で表示することもできます。 (1) マイ アカウント ページにログインする (2) 会議予定表の確認をクリックする (3) 画面の右下にある新規をクリックする

関連トピック

概要

今すぐ会議は、臨時の会議を開催する場合に使用します。この会議は、会議が終了してから 15 分後に自動的に削除されます。

メモ: 繰り返し会議を開催する場合は、会議の予約を使用します。

会議が作成されると、出席者はパスワード (必要な場合) と会議 ID を入力するだけで会議に参加できます。

関連トピック

概要

予約した会議および今すぐ会議には、会議 ID とパスワードを入力して参加します。

手順

関連トピック

概要

自分の会議室に入室するをクリックすると、自分の会議室に入室できます。

手順

注意：上記の画面は、一例です。画面は、お使いになっているブラウザーによって異なります。

関連トピック

管理者は、アカウントを作成することができます。またアカウントの機能を制限したり、使用状況を確認できます。会議の議長はOmniJoin アカウントが必要ですが、出席者は会議 URLをクリックするだけで会議に出席することができ、アカウントは必要ありません。
ここでは、アカウントを作成または削除する方法、およびアカウントに制限を加える方法を説明します。

概要

これまで作成したすべてのアカウントを一覧表示できます。作成したアカウントから、特定の条件を満たすアカウントを検索できます。

手順

メモ: 編集をクリックすると、アカウントの詳細が表示されます。

注意: 検索に使用する文字列には、大文字・小文字の区別はありません。

関連トピック

概要

管理者は契約したライセンスの範囲内で、OmniJoinのアカウントを新規で作成できます。管理者が作成したアカウント同士はLive Contact List/ OmniJoin IMに表示させることができるため、会議の招待などの様々な操作がより簡単に行えるようになります。

注意: 会議の議長には OmniJoin アカウントが必要ですが、出席者は会議URLをクリックするだけで会議に出席することができ、アカウントは必要ありません。

注意: アカウントを追加する前に、アカウントの表示をクリックして、アカウントが存在しないことを確認してください。

手順

注意: 1 ～ 5 は必須項目です。項目 6 と 7、および上記に記載されていないその他のフィールドは、必要に応じて入力してください。

注意: ここで、キャンセルを選択しても、あとからグループにアカウントを追加することは可能です。アカウントが属するグループを変更する方法については、アカウントが属するグループを変更する (管理者のみ) を参照してください

関連トピック

概要

管理者は、不要なアカウント削除することができます。

注意: 削除したアカウントを元に戻すことはできません。

手順

注意: アカウントを削除すると、アカウントが所有する会議室も削除されます。また、アカウントが所属するグループからも削除されます。

関連トピック

概要

管理者は、登録されているアカウント情報を変更できます。

注意: 登録されているメール アドレスは変更できません。メール アドレスを変更する場合は、現在のアカウントを削除し、新しいメール アドレスでアカウントを新しく作成する必要があります。

手順

注意: パスワードはリセットされます。新しいパスワードを設定してください。

メモ： 上記の手順とは別に、CSV ファイルを使用して登録情報を変更することもできます。CSV ファイルを使用すると、複数のアカウントについての登録情報を一度に変更できます。詳細については、複数のアカウントを同時に追加または変更する (管理者のみ) を参照してください。

関連トピック

概要

管理者はアカウントの所属するグループを変更できます。

手順

　

アカウントが所属するグループの削除

関連トピック

概要

セキュリティ保護のため、アカウントのメンバー リスト機能や作成した会議の機能を制限することができます。企業のセキュリティ ポリシーなどに従って、ファイルの遠隔操作などの拡張機能を禁止することができます。

手順

親アカウントの設定を利用する:
管理者と同じ機能制限の設定を適用します。親アカウントの設定を利用するを選択すると、手順 6 ～ 8 は実行できません。手順 9 に進みます。
個別設定する:
管理者とは異なる制限を、カスタム設定します。個別設定するを選択した場合は、手順 6 に進みます。

注意: 管理者アカウントに設定できるのはカスタム機能の制限のみであるため、管理者アカウントの編集時、この選択画面は表示されません。

注意: この機能は、そのアカウントが主催する会議にのみ適用されます。別のアカウントが作成した会議にユーザーが参加する場合は、その会議で設定された機能制限を使用します。

関連トピック

CSV ファイルを使用して、複数のアカウントを同時に追加したり (アカウントのインポート機能)、登録情報を変更できます。

編集:
既存のアカウントに対して登録済みのメール アカウントを設定すると、そのアカウントの内容が上書きされます。その場合は、必ず内容を確認してください。
New：
既存のアカウントに対して未登録のメール アドレスを設定すると、新しいアカウントが追加されます。

注意: 新しいアカウントを追加する場合または CSV ファイルを使用して既存のアカウントを変更する場合は、CSV ファイルを使用せずにアカウントを追加または変更する場合と同じ必須項目をCSV ファイルに入力する必要があります。

作成したアカウントの情報は、CSV ファイルにエクスポートできます (アカウントのエクスポート機能)。現在のアカウント一覧は、ファイルに記録できます。このエクスポートしたCSVファイルを使用して、CSVファイルのインポートを行うと、アカウント情報の登録や再作成等を行うことができます。

注意: セキュリティ上の理由から、アカウントのエクスポート機能によってアカウントのパスワードがエクスポートされることはありません。

特定のアカウントが主催した会議の履歴レポートを表示することができます。また、特定のグループに属するアカウントが、いつ会議に参加し、どのような種類の会議に参加したかを一覧で確認できます。

メモ: すべてのアカウントのレポートを表示する場合は、レポートの項目から行います (管理者のみ)。

管理者は、グループを作成できます。Live Contact List/ OmniJoin IM の一覧で、ユーザーはグループ分けされ表示されるため、管理者は異なる組織や場所のユーザーを管理しやすくなります。
ここでは、グループを作成または削除する方法、およびグループを管理する方法を説明します。

これまで作成したすべてのグループを一覧表示できます。作成したアカウントから、特定の条件を満たすグループを検索できます。

メモ: 編集をクリックすると、グループの詳細が表示されます。

注意: 検索に使用する文字列には、大文字・小文字の区別はありません。

管理者は、新しいグループを追加できます。

グループの詳細な情報を入力します。
名前とパスワードは必ず入力してください。コンタクト リストに表示しないチェックボックスにチェックを入れると、メンバー リストでグループを非表示にできます。

グループに属するアカウントを編集します。
グループに属するアカウントは、緑色で強調表示されます。グループのメンバーにアカウントを追加するには、アカウントの ID (メール アドレス) の右側にある追加をクリックします。グループからアカウントを削除するには、削除をクリックします。

グループの所有者が表示されます。

注意: 管理者であっても所有者を変更することはできません。

管理者は不要なグループを削除できます。

注意: 削除したグループは元に戻すことはできません。

管理者はグループの情報を変更できます。

ログインしたアカウントは、プロフィールから修正できます。

メッセージ テンプレートを使用すると、予約会議に関するデフォルトのメール メッセージを設定できます。メッセージ テンプレートは、Live Contact List/ OmniJoin IM とマイ アカウント ページの間で共通化されています。

注意: 各会議には、デフォルトのテンプレートがシステム テンプレートとして割り当てられ、グレーで表示されます。システム テンプレートは、変更できません。特定の会議に別のテンプレートを使用する場合は、元のシステム テンプレートのコピーを作成し、それを編集して、新しいテンプレートとして適用します。

メモ: デフォルトにするをクリックして、新しいメッセージ テンプレートをデフォルトとして設定できます。また、会議を作成するときに新しいテンプレートを選択することもできます。

メモ: コピーをクリックして、メッセージ テンプレートを作成することもできます。変更するには、編集をクリックします。コピーを選択した後、テンプレートを削除することもできます。

注意: メッセージ テンプレートを会議に適用するときに、テンプレートを編集することはできません。テンプレートを編集するには、メッセージ テンプレートの表示に切り替える必要があります。

1 これらのオプションは、招待タブにある出席者登録をするを選択すると表示されます。

会議テンプレートを使用すると、新しく作成した会議を対象としたデフォルトのテンプレートを作成することができます。会議の詳細は全て、テンプレート機能を使用して設定できます。

注意: テンプレート名は、必ず入力してください。

メモ: 会議名の横にある各メニュー ボタンをクリックすることにより、次の操作を実行できます。

一覧の左側にあるチェックボックスにチェックを入れてから、削除をクリックします。

他のユーザーの会議への参加状況が確認できます。

管理者が使用状況をクリックすると、アカウントにログインし利用している会議室が表示されます。

CSVとは、データをカンマで区切って並べたファイル形式で、主に異なる種類のアプリケーション間でのデータ交換に多く用いられます。マイ アカウントで は、一度に複数のアカウント情報を扱うときに、CSVファイルを使用すると便利です。作成したアカウントの情報をCSV ファイルに書き出して、Excel^® やテキスト エディタなどでまとめて編集し、そのデータを読み込むことでより簡単にアカウント情報を管理できます。

CSVファイルに記載された情報によっては、文字化けする場合があります。 その場合は、テキストエディタなど (Windows®のメモ帳など) で文字コードをUTF-8 に変更し、再度読み込みを行ってください。

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