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よくあるご質問(Q&A)

よくあるご質問(Q&A)

本体の電話帳にCSVファイルを読み込む(インポートする)ことはできますか?(Windowsのみ)

はい、できます。
ただし、CSVファイルを読み込むにはいくつかの手順が必要です。
パソコンを使って本体の電話帳に登録するには、付属のリモートセットアップを使いますが、リモートセットアップはCSV形式のファイルの読み込みができません。そのため、付属のPC-FAXアドレス帳を使って、リモートセットアップで読み込める形式に変換してからデータを読み込みます。


以下に操作の手順をご案内します。

 

1. CSVファイルを準備する
2. PC-FAXアドレス帳でファイル形式を変換する
3. リモートセットアップでデータを読み込む 

インポートすると本体の電話帳に登録されているすべてのデータが上書きされます。

 

1. CSVファイルを準備する

CSVファイルを保存する


ご利用のソフトで、電話番号等のデータをCSVファイルに保存します。そのとき以下のことを注意してください。
 

  • PC-FAXアドレス帳を介して本体の電話帳に登録できるデータ項目は以下の通りです。ご利用のソフトで、これらの項目に当てはまるデータ項目のみをCSVファイルへの書き出し項目に設定してください。
    (文字数は本体の電話帳に登録できる文字数以内にしてください。)

    「相手先名称」
    「ファクス番号」
     
  • データの区切り文字の設定がある場合は、「カンマ(コンマ)」、「タブ」のいずれかを選択してください。
     
  • CSVファイルに保存するデータの1行目を項目名にするかどうか設定できる場合は、項目名にしない設定にしてください。項目名のデータは不要です。 

CSVファイルにデータを保存する方法は、詳しくは、ご利用のソフトの取扱説明書をご覧いただくか、ソフトの供給元にお問い合わせください。

 

CSVファイルのデータを確認する


CSVファイルのデータを確認し、必要であればデータを修正します。ここではメモ帳を使って確認する方法をご案内します。
 

  1. 保存したCSVファイルを右クリックし、「プログラムから開く」、「メモ帳」の順に選択します。
     
    メモ帳で開く
     
  2. データを確認します。
    読み込みに適したデータの条件は以下の通りです。

     

    • ファクス番号にハイフンなどの記号が入っていない。
      (ファクス番号に使用できるのは半角数字と、スペース、「p」、「*」、「#」のみです。)
    • 「相手先名称」や「ファクス番号」に該当するデータのみがある。
    • 1行目に項目名がない。 
    (以下のイラストは読み込み可能なデータの一例です。)
    読み込み可能なデータ
    【上記の条件が満たされている場合】
    修正の必要がありませんので、メモ帳を終了し、「PC-FAXアドレス帳でファイル形式を変換する」に進んでください。
    PC-FAXアドレス帳でファイル形式を変換する

    【上記の条件を満たしていない場合】
    データの修正が必要ですので、このまま次に進んでデータの修正をしてください。

    (以下のイラストは修正が必要な場合のデータの一例です。)
     
    修正が必要なデータ
 

ファクス番号からハイフンなどの記号を削除する


ここでは、メモ帳の「置換」機能を使った記号の削除方法をご案内します。
 

  1. メモ帳の「編集」メニューから「置換」をクリックします。
     
  2. 「検索する文字列」に「-(ハイフン)」など削除する記号を入力します。「置換後の文字列」には何も入力しないでください。[すべて置換]をクリックすると記号がすべて削除されます。
    その後、[キャンセル]をクリックして「置換」画面を閉じます。

     
    「置換」 で記号を取り除く

    名前にハイフンなどの記号があり、すべての記号を削除すると都合が悪い場合は、[次を検索]をクリックして検索します。記号にヒットしたら、削除する場合は[置換して次に]をクリックし、削除しない場合は[次を検索]をクリックしてください。

  3. ファイルを保存します。
    元のデータを残しておく必要がある場合は、「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」をクリックし、元のファイルとは別の名前をつけて保存してください。

     
  4. メモ帳を終了します。

 

項目名や、「相手先名称」「ファクス番号」以外のデータを削除する


ここでは、Microsoft® Excelを使ったデータの削除方法をご案内します。
(お使いのExcelのバージョンによって画面は異なります。)

 

  1. 左下のスタートボタンから、「すべてのプログラム(プログラム)」、「Microsoft Office」、「Microsoft Office Excel」を起動します。
    (CSVファイルをダブルクリックして開かないでください。)

     
  2. 【Excel 2010/ Excel 2007の場合】
    「データ」メニューから、「テキストファイル」の順にクリックし、CSVファイルを選んで[インポート]をクリックします。

    【Excel 2003の場合】
    「データ」メニューから、「外部メニューの取り込み」、「データの取り込み」の順にクリックし、CSVファイルを選んで[開く]をクリックします。

     
  3. テキストファイルウィザードが表示されます。
    1行目が項目名の場合は、「取り込み開始行」を「2」にして、[次へ]をクリックしてください。

     
    ウィザード1/3
     
  4. CSVファイルの区切り文字に合わせて「タブ」か「カンマ」にチェックを入れ、[次へ]をクリックします。
     
    ウィザード2/3
     
  5. データのプレビューで「ファクス番号」にあたる列を選択してから「文字列」にチェックを入れ、[次へ]をクリックします。
     
    ウィザード3/3
     
  6. 新規ワークシートを選んで、[OK]をクリックします。
     
    データの取り込み画面
     
  7. データが表示されますので、不要な項目のデータを列ごと削除してください。
     
    列の削除
     
  8. ファイルをCSV形式で保存します。
    任意のファイル名を入力し、「ファイルの種類」で、「CSV(カンマ区切り)」か「テキスト(タブ区切り)」を選択して、[保存]をクリックします。

     
    名前を付けて保存
     
  9. Excelを終了します。
     

 

2. PC-FAXアドレス帳でファイル形式を変換する

  1. PC-FAXアドレス帳を起動します。

    【Windows 8以降のOSの場合】
    デスクトップ画面で、[Brother Utilities]を起動し、リストからモデル名を選択します。(すでに選択されている場合は不要です。)[パソコンからファクスを送受信する](または[パソコンからファクスを送信する])、
    [PC-FAX送信アドレス帳](または[PC-FAXアドレス帳])の順に選択します。
    *
    Windows 8/8.1の場合、デスクトップ画面は、スタート画面で[デスクトップ]をクリックすると開くことができます。

    【Windows 7までのOSの場合】
    「スタート」メニューから「すべてのプログラム(プログラム)」、「Brother」、「Brother Utilities」と起動し、リストからお使いのモデル名を選択します。(すでに選択されている場合は不要です。)
    [パソコンからファクスを送受信する](または[パソコンからファクスを送信する])、[PC-FAX送信アドレス帳](または[PC-FAXアドレス帳])の順に選択します。
     
  2. 「ファイル」メニューから、「インポート」、「テキストファイル」の順にクリックします。
     
  3. 「選択可能項目」のリストから、「名前」と「ファクス」をCSVファイルの項目の順番どおりに選択して[追加]をクリックします。
    項目が見つからない場合はリストをスクロールしてください。

     
    項目を選択する
     
  4. データの区切り文字を、保存したファイル形式に合わせて「コンマ」か「タブ」で選択し、[決定]をクリックします。
     
    区切り文字
     
  5. CSVファイルを選択して、[開く]をクリックします。
     
    インポート
     
  6. データが読み込まれます。
     
    PC-FAXアドレス帳一覧
     
  7. 次にデータをリモートセットアップの形式で書き出します。
    「ファイル」メニューから、「エクスポート」、「リモートセットアップダイアルデータ」の順にクリックします。

     
  8. 任意のファイル名を入力し、[保存]をクリックします。
     
    保存
     
  9. PC-FAXアドレス帳を終了します。
     

 

3. リモートセットアップにデータを読み込む

* リモートセットアップの画面は、お使いの機種により異なります。

 

  1. リモートセットアップを起動します。

    【Windows 8以降のOSの場合】
    デスクトップ画面で、[Brother Utilities]を起動し、リストからモデル名を選択します。(すでに選択されている場合は不要です。)[ツール]、[リモートセットアップ]の順に選択します。
    *
    Windows 8/8.1の場合、デスクトップ画面は、スタート画面で[デスクトップ]をクリックすると開くことができます。

    【Windows 7までのOSの場合】
    「スタート」メニューから「すべてのプログラム」、「Brother」、「Brother Utilities」と起動し、リストからモデル名を選択します。(すでに選択されている場合は不要です。)[ツール]、「リモートセットアップ」の順に選択します。

     
  2. パスワードの入力画面が表示された場合は、パスワードを入力してください。
    パスワードがわからない場合は、関連情報をご覧ください。
    関連情報
     
  3.  左側から「電話帳登録」(または「電話帳」)を選び、下の[インポート]をクリックします。
     
    [インポート]をクリックする
     
  4. 「電話帳/アドレス帳のみ」が選択されていることを確認し、[開始]をクリックします。
     
    「電話帳/アドレス帳のみ」を確認して[開始]をクリックする
     
  5. PC-FAXアドレス帳で保存したファイルを選択し、[開く]をクリックします。
     
    ファイルを開く

    件数が多すぎるなど、インポートされないデータがある場合は一覧で表示されます。内容を確認し、インポートを続行するかキャンセルするか選択してください。

  6. データが読み込まれ、「*001」から順に登録されます。
    「相手先名称」と「ヨミガナ」には同じデータが読み込まれるので、必要ならば修正してください。

     
    データの読み込み
     
  7. 内容に問題ないことを確認し、[OK]をクリックしてください。
    本体の電話帳に内容が反映され、リモートセットアップが終了します。

     
    [OK]をクリックする

    [OK]をクリックしてもエラー画面が表示される場合、エラー内容をよくお読みになり、画面の指示に従ってください。次のような場合にもエラーが表示されます。

    • 使用できない文字が入力されている。
    • 入力文字制限数を超えて入力されている。

 

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