下記の宛名ラベルの作り方の手順に沿って、 Excel ファイルの接続方法や、 連結フィールドの設定方法、 データのマージ方法について、 説明します。
データベースを準備します
-
下記のような、 Microsoft Excel で作成された住所録から、 ラベルを作成します。
データベースに接続します
-
メニューの 「ファイル」 - 「データベース」 - 「接続...」 をクリックします。
-
「データベースを開く」 ダイアログが表示されます。 「データベースファイルに接続する」 を選択し、 「参照(M)...」 ボタンをクリックします。
-
用意した Excel ファイルを選択します。 「先頭行をフィールド名として使用する」 のチェックがオンになっていることを確認してください。 接続するデータベースの編集モードを選択します。 ここでは、 「読み取り専用で接続する」 を選択し、 「次へ(N)」 ボタンをクリックします。
-
お使いになるファイルに複数のシートが含まれている場合は、 「データベーステーブルの選択」 画面が表示されますので、 接続したいシートを選択してください。
-
データベースが表示されます。
フィールドを連結します
まず、 「住所 1」 と 「住所 2」 のフィールドを連結します。 連結することによって、 異なる長さのデータを体裁よく配置することができます。 例えば 「住所 1」 と 「住所 2」 を連結せずにマージすると、 データの長さによって、 次のような問題が起こります。
-
「住所 1」 のサイズを 「神奈川県」 に合わせると、 「東京都」 の後に空白ができてしまいます。
-
次に 「東京都」 に合わせると、 「神奈川県」 の文字サイズが小さくなってしまいます。
-
そこで、 連結してマージすると上記の問題が解消され、 体裁が整います。
-
メニューバーに 「データベース(D)」 を表示させるため、 接続されているデータベース上をクリックします。 「データベース(D)」 - 「連結フィールド(J)...」 をクリックします。
-
「連結フィールドの定義」 ダイアログが表示されます。 「追加」 ボタンをクリックします。
-
「連結フィールドの追加」 ダイアログが表示されます。 「フィールド一覧」 のリストから、 「住所1」 を選び、 「追加」 ボタンをクリックします。
-
同様に、 「住所 2」 を選び、「追加」 ボタンをクリックします。 [OK] をクリックします。
-
「連結フィールドの定義」 ダイアログが表示されます。「追加」 ボタンをクリックします。
-
「連結フィールドの追加」 ダイアログが表示されます。 「氏名」 を選び、 「追加」 ボタンをクリックします。 「データ」 のテキストボックス内に表示された 「氏名」 の後に、 スペースと "様" を入力し、 [OK] をクリックします。
-
「連結フィールドの定義」 ダイアログが表示されます。 「閉じる」 をクリックします。